Information från GiT

Information från Golfens IT system - GIT supporten

 

Vi, Annica och Bosse, vill med detta brev ge dig en nulägesbild kring GIT och GIT-supporten. Det är ett långt brev, men vi hoppas verkligen att du tar dig tid och läser igenom det.

 

Våren har varit utmanande på många sätt. I skuggan av coronapandemin har trycket på SGF:s IT-utveckling varit väldigt stort. Projektet GIT Online i sig är omfattande, men tillkommande projekt som ”Grönt Kort i Min Golf” och Världshandicapsystemet (WHS) i kombination med många driftstörningar har pressat organisationen till det yttersta.

 

Särskilt komplex har implementeringen av det nya handicapsystemet, WHS varit. Periodvis har alla interna och externa resurser varit involverade i arbetet med WHS. De IT-relaterade störningarna i kombination med en rekordtidig och explosionsartad säsongstart har också lett till att våra supportresurser formligen översvämmats av ärenden.

 

Framåt sommaren har vi fått ett växande problem med instabilitet och svarstider i allt som rör tävling. Enstaka fel skapar följdfel som syns i att olika uppgifter om spelarnas handicap visas i GIT/Min Golf och att bokningsmailen försenas i många timmar. Tidbokningen har genomgående fungerat och kunnat hanterat de stora volymerna av bokningar.

 

Helgen 4-5 juli kulminerade problemen i ett totalt driftstopp på måndagsmorgonen.

 

Vi är djupt självkritiska och ärligt förbannade över ett halvår fyllt av sammantaget mycket bristfälliga leveranser. Tyvärr finns det inga enkla eller snabba lösningar. Vi måste därför vara beredda på att sommaren blir jobbig för alla i Golfsverige.

 

Ny organisation för GIT

 

Arbetsbelastningen på GIT-avdelningen har varit väldigt stor under våren. På SGF har vi haft korttidspermitteringar under april och maj, men chefer och medarbetare på GIT har alla jobbat heltid.

 

Därtill är Eva Bergström, som är chef för GIT, tillsvidare sjukskriven, något vi under våren hanterat genom att Annica Lundström lett GIT-supporten (4 personer), och Bosse Bengtsson har lett utvecklingsgruppen GIT (4 personer).

 

För att komma tillrätta med störningarna samt för att långsiktigt förstärka förmågan att leverera stabila och fungerande verktyg, har vi valt att både omorganisera och nyrekrytera inom GIT-verksamheten.

 

Sommaren med GIT

 

Vi räknar med fortsatta återkommande störningar under sommaren vad gäller:

-GIT Tävling (svarstider, instabilitet, fel i kopierade äldre tävlingar, icke WHS-grundande banor)

-Webbetalning (instabilitet och nytt back-office från Swedbank Pay)

-WHS (driftstopp, felaktiga slingor och banvärden, extrema datakombinationer)

-Slingväxling (återkommande byte av bakomliggande slingor och hål)

-Min Golf (kortare driftstopp)

-Svarstiderna för supporten i kombination med tidsödande felsökningar och felrättningar

Driftstopp på grund av hårdvarukrascher eller kombinationer av felaktig data kan alltid inträffa men GIT har så här långt levererat bra vad gäller

-Tidbokningen (extrema mängder bokningar - dagsrekord)

-Medlemshanteringen (stort flöde, högsta medlemssiffrorna på flera år)

-Rapporter och statistik

 

Kontakta inte supporten vid allmänna driftstörningar

Vi får många samtal när det inte går att logga in i GIT eller att göra en specifik uppgift, t ex spara en bokning. Dessa problem har supporten, utvecklingsgruppen och leverantörerna alltid full koll på. Ni behöver inte höra av er i dessa lägen. Avvakta istället den information som läggs ut på https://help.golf.se, golf.se och i Min Golf.

 

 

Störningskällorna i systemet

 

GIT Tävling (tre problemkällor):

1) Den allvarligaste störningen handlar om dåliga svarstider med därtill hörande tapp av data och att det är svårt att logga in.

GIT Tävling är den svenska versionen av GolfBox Tournament. Systemet körs från dataservrar i Danmark för alla länder som använder GolfBox Tournament. Parallellt hanterar GolfBox även WHS för bl.a. Sverige, Danmark, Norge och Island samt tidbokning och medlemmar för flera av dessa länder (inte Sverige).

2) Golfintresset peakar i samtliga länder. Trafikmängderna är förhållandevis lika extrema i Danmark som i Sverige. Överbelastningen har dessutom påverkats av hårdvaruproblem.

GolfBox har lagt alla sina tillgängliga resurser på att bygga ut serverhallen och trimma systemen. Driften har blivit stabilare men påverkas också negativt av andra störningar i GIT.


3) Handicapgrundande tävlingar kan bara spelas på aktuella banor och slingor i GIT. Uppdatera alltid banan innan du startar tävlingen. Detta är ett måste på klubbar som ofta byter slingor och hål på huvudbanan. Gör handicapöverföringen samma dag som tävlingen spelades och avslutades.

 

Webbetalning

Swedbank Pay (gamla Payex) har under året lanserat ny programvara och ett nytt back-office. SGF måste använda detta även om det kan upplevas som sämre än den gamla versionen. Det fanns mer information om transaktionerna i gamla back-office, men den informationen måste vi framöver hämta från rapporter i GIT. Så här är det på grund av regler och krav på betallösningar, det är inget som SGF kan ändra på eller ställa sig över.

All e-handel drabbas av störningar och så också lösningen i GIT och Min Golf. Köp av greenfee eller tävlingsavgifter kan gå fel för att köparens kreditkort inte är giltigt, fel uppgifter matas in, det finns kommunikationsstörningar mellan golfaren - betaltjänsten - Min Golf. Oftast fungerar det. I andra fall får golfspelaren ett tydligt felmeddelande.

Emellanåt går däremot betalningen igenom, men inte själva köpet av tex en tävlingsavgift. Då ligger felet inom GIT och vi har ett pågående arbete med att ta bort sådana fel och brister. Tyvärr finns det sannolikt ett samband mellan driftstörningar i GIT Tävling och att tävlingsanmälningar saknas (se punkten 1 ovan).

Med hjälp av klubbrådgivarna har vi också lagt mycket tid och arbete på att informera och påminna alla klubbar som vill fortsätta med webbetalning att de ska fylla i och skicka tillbaka avtalet med Swedbank Pay. Klubbar som ännu inte har gjort det kommer att stängas av från tjänsten (beslutet tas av Swedbank Pay).

 

 

Världshandicapen (WHS)

Att WHS skulle införas 2020 var ingen nyhet, men de faktiska specifikationerna kom sent 2019. Det som ursprungligen skulle handla om "8 bästa av de senaste 20 ronderna" hade av regelförfattarna byggt på med PCC, CAP, LHI, exceptional score samt en rad ytterligare spärr- och undantagsregler. Dessa skulle appliceras på 480 000 golfspelares samlade registreringar från 2017 och fram till idag. I många fall var underlaget fullgott, men databasen innehöll också felaktiga eller bristfälliga uppgifter om bana, tee och slopevärden samt mycket extrema poängresultat.

På SGF underskattade vi arbetsmängden och komplexiteten och vi underskattade definitivt hur väl golfspelarna skulle ta till sig systemet. Övergången till WHS i mars gick bra men slukade enormt mycket utvecklingsresurser och försenade mycket annat arbete som vi nu ser konsekvenserna av.

I april gick golfarna från att tidigare knappt registrera en handicaprond till att registrera i stort sett varenda spelad rond. Volymerna gick snabbt upp i över 40 000 – 50 000 ronder per dag. Det blev under påskhelgen uppenbart att de nattliga beräkningarna av PCC, och under sommaren 70 000+ golfspelares handicap, inte var en hållbar lösning. Tidsfönstret var för snävt och felkällorna för många.

I början av maj beslöt vi att överge PCC-beräkningarna och istället räkna ut golfspelarnas handicap direkt vid registreringen. Efter denna förändring har WHS rent tekniskt fungerat mycket bättre. Förändringen har också uppskattats stort av golfspelarna som får ett snabbt svar på hur handicapen ändrats.

De pedagogiska utmaningarna finns emellertid kvar. Undantagsreglerna är svåra att förklara och uppfattas alltid som "fel i GIT". Det finns kombinationer av handicapresultat som kan generera tokiga handicap. Manuella justeringar är fortfarande en stor utmaning för såväl tekniken som dig som ska göra dessa i GIT. Varje enskilt supportärende kräver dels en regelanalys för att fastställa om handicapen är korrekt, dels en teknisk analys om huruvida rätt och tillräckliga uppgifter visas och förklaras i GIT Online och Min Golf.

Vi är övertygade om att WHS är ett långsiktigt bra och bättre handicapsystemet, men det kommer att ta den här, och säkerligen även nästa säsong, innan vi har full stabilitet och en mer pedagogisk och informativ redovisning i GIT Online och Min Golf.

 

Min Golf

Generellt sett fungerar Min Golf mycket bra. 64 % av alla ronder har bokats via Min Golf. Till detta kan läggas över en miljon handicapronder. Emellanåt uppkommer störningar som resulterar i serverstopp eller att det blir svårt/segt att logga in på sajten.

Planen var att under våren åtgärda störningskällorna men det jobbet har tvingats läggas åt sidan på grund av arbetet med WHS och följdkonsekvenserna med slingväxling, webbetalning och GIT Tävling.

 

Störningar i utskicket av bokningsbekräftelser och andra mail

Det skickas årligen över 18 miljoner bekräftelsemail via GIT. Under vintern flyttades själva mailtjänsten till en ny leverantör. Även det här projektet har varit tidsödande och krävt avsevärt mer projektledning från SGF:s sida än vad som funnits rent resursmässigt.

Utvecklingsarbete fick skalas ner vilket lett till att vissa i sig självklara utskick som ”markörsmailet” helt enkelt inte hans med under våren. Detsamma gäller innehåll som klubbens avbokningsregler. Utskicken har överlag annars fungerat.

Supporten hos SGF

Den nya generationen av golfspelare ser SGF snarare än hemmaklubben som deras närmaste servicegivare. Det kan handla om allt från basala golffrågor till komplicerade handicapfrågor. Många medarbetare på SGF har under våren jobbat med att besvara supportärenden via telefon, webbformulär, e-post och sociala medier. När GIT strular ökar också mängden ärenden och samtal till GIT-supporten.

Tyvärr fastnar många ärenden i att komplicerade och tidsödande felsökningar måste göras. Kollegor som redan har en fulltecknad agenda behöver ta hand om felsökningen och därefter skjuta ärendet vidare till rätt extern leverantör.

För att säkra verksamheten under sommaren kommer vi att engagera Oskar Gunnarsson för extra drifts- och supportstöd på helgerna. Han kommer att i stort sett varje vecka vara driftansvarig från fredag kväll till söndag natt. Oskar kommer parallellt hantera supportärenden som skickats in via webbformuläret.

Vi har även ökat jourberedskapen hos de kritiska externa leverantörerna. Vi har däremot inte möjlighet att öka bemanningen i GIT-supporten under sommaren.

Hösten med GIT

Alla delar och leveranser måste bli mycket bättre. Systemet ska vara stabilt även på den höga användningsnivå som följt i spåren av ett ökat golfande i Skandinavien. Svarstiderna i supporten måste kapas. Arbetsmängden för supporten är direkt avhängig kvaliteten på leveranserna.

Förbundsstyrelsen har beslutat att GIT kommer att tillföras extra utvecklingsresurser under hösten och vintern 2020 för att kompensera för all den arbetstid som lagts på WHS. Resursernas finansieras inom SGF-koncernens samlade budget och kapital.

Felrättningar och stabilitetshöjande åtgärder kommer inledningsvis att prioriteras före nyutveckling, men planen är att under våren driftsätta GIT Online med menystryktur och alla vardagsfunktioner för medlemshantering, tidbokning, WHS och BI/Statistik.

 

Bästa hälsningar,

Annica Lundström och Bosse Bengtsson

Svenska Golfförbundet